Fünf Tipps für bessere und effizientere Kommunikation via E-Mail

Obwohl es zwischenzeitlich viele gute Alternativen zur E-Mail gibt (angefangen bei Slack bis hin zu komplexen kollaborativen Plattformen) ist und bleibt die E-Mail erst einmal das Mittel das Wahl. Ob in der Hochschule oder im Unternehmen, um das Schreiben, Lesen und Weiterleiten von hunderten von E-Mails kommt leider immer noch niemand herum.


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Umso wichtiger, inbesondere für Menschen, die richtig viele Mails bekommen, ist ein guter und effizienter Umgang mit diesem Medium unverzichtbar. Wer hunderte E-Mails am Tag bekommt (zum Beispiele eure Professoren und Professorinnen) ist von nichts mehr genervt, als von schlecht formulierten oder falsch weitergeleiteten Mails, die nichts tun, außer Zeit durch den Schredder laufen zu lassen. Auf der anderen Seite kann man durch eine gute E-Mail-Kultur aber auch sehr positiv auffallen. Aus diesem Grund zeigen wir im Folgenden fünf Tipps für bessere und effizientere Kommunikation via E-Mail.

Fünf Tipps für bessere E-Mails

Gute E-Mails kommunizieren klar, effizient und freundlich. Das Ziel: Die Information übermitteln, überflüssige Nachrichten vermeiden und der anderen Seite so wenig Arbeit wie möglich machen.

1. Eine gute Anrede und ein Gruß am Ende sind ein Muss; Eine Signatur schadet auch nicht!

E-Mails sind, obwohl das manchmal behauptet wird, keine Briefe. Nichtsdestotrotz ist es schön, wenn eine E-Mail eine ordentliche Anrede und eine kleine Grußformel besitzt. Wer dafür zu Faul ist, kann natürlich mit E-Mail-Templates arbeiten, die diese Arbeit abnehmen.

Im gleichen Sinne schadet es auch gar nicht, eine E-Mail-Signatur zu verwenden, die dem Gegenüber direkt wichtige weitere Informationen bietet, die ansonsten erfragt werden müssten.

2. Ein guter Betreff

Wer viele E-Mails bekommt, muss oft anhand des Betreffs entscheiden, wie eine Mail zu priorisieren ist. Eine gute Betreffzeile ist kurz und knackig, sagt aber auch ganz klar, worum es geht.

Anstelle einfach nur „Hausarbeit“ zu schreiben, bietet es sich zum Beispiel an, auch auf den Kurs zu verweisen. Wenn die E-Mail zeitkritisch ist, kann es Sinn machen, die Deadline im Betreff schon zu benennen.

3. Eine gute Mail ist kurz, klar und freundlich

Du solltest in einer E-Mail so schnell zum Punkt kommt wie möglich. Es gilt: so viel wie nötig, so wenig wie möglich! Davon abgesehen ist es wichtig, dass die Nachricht so klar und unmissverständlich formuliert ist, wie möglich.

In vielen Fällen bietet es sich zum Beispiel an, eine einfache Aufzählung anstelle eines langen Textes zu platzieren. Das schafft Klarheit, macht das Antworten einfacher und senkt das Risiko, dass etwas Wichtiges übersehen wird.

4. RE, BC, BCC und Weiterleitungen

Immer dann, wenn andere Leute ins Spiel kommen, wird es schwierig. Folgende Probleme tauchen häufig auf und sollten vermieden werden:

  • E-Mail-Verteiler laufen, entgegen der Vorgaben des Datenschutzes, über BC anstelle von BCC. Das ist nicht nur extrem rücksichtslos, sondern auch verboten.
  • Beim weiterleiten einer E-Mail werden die (eventuell privaten) Nachrichten aus der vorhergehenden Kommunikation mitgesendet. Bei jeder Weiterleitung (oder Einbeziehung von anderen) sollte genau darauf geachtet werden, wer welche Nachrichten erhält.
  • Es werden unnötig viele Menschen in den BC/BCC gesetzt. Bevor du eine E-Mail absendest, solltest du darauf achten, niemanden in den BC/BCC zu setzen, der eigentlich gar nicht damit zu tun hat.
  • Es werden Leute im BC/BCC vergessen. Wenn du zum Beispiel eine Nachricht im Namen deiner Referatsgruppe schreibst, gehören alle anderen Vortragenden in die BC. Wie soll der Lehrende sonst allen antworten ohne langwierig das Adressbuch zu durchforsten?

Eine weitere empfehlenswerte Strategie ist es, beim Antworten „in“ den vorhergegangenen Text zu antworten. Hast du zum Beispiel fünf Fragen als Aufzählung erhalten, kannst du in einer anderen Farbe (oder Formatierung) direkt „in“ diese Liste antworten.

5. Ein guter Umgang mit Anhängen

Anhänge sind oft nicht gern gesehen, weil sie ein gewisses Risiko bergen und oftmals schwierig zu handhaben sind. Ein paar einfache Regeln machen den Umgang mit Anhängen aber sehr viel einfacher:

  • Sende Anhänge nur in Formaten, die vermutlich auf der anderen Seite kein Problem machen (z.B. PDF)
  • Vermeide es, Archive (z.B. ZIP) zu senden, da diese immer ein erhöhtes Vertrauen beim Empfänger abverlangen
  • Benenne deine Anhänge eindeutig und versehe diese mit einem Zeitstempel. Anstelle von „Hausarbeit.pdf“ könntest du zum Beispiel „2019-11-15-Hausarbeit-Musterfrau.pdf“ verwenden
  • Erwähne und beschreibe die Anhänge kurz in der E-Mail
  • Verwende bei großen Anhängen eine Cloud-Dienstleister der einen Download ermöglicht

Bonustipp: Wähle den richtigen Zeitpunkt!

Der Zeitpunkt einer E-Mail entscheidet auch darüber, ob und wie eine Mail gelesen wird. Möchtest du zum Beispiel der „Erste“ im Postfach sein, sende die E-Mail kurz vor dem Zeitpunkt, zu welchem der Empfänger üblicherweise in sein Postfach schaut (es gibt auch Tools, die E-Mails für dich timen können). Macht dir auch bewusst, dass der Zeitpunkt einer Mail auch etwas über dich sagt. Eine panische E-Mail um 1:32 Nachts sendet eine andere Nachricht als die selbe Mail um 18:30.

E-Mails, wenn Sie gut gemacht sind, funktionieren wunderbar für die alltägliche Kommunikation im Studium und im Beruf. Mach dir Freunde und sei ein guter E-Mail-Partner – dann kannst du das Gleiche auch von anderen erwarten!

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